- Memerlukan waktu yang lama untuk menyelesaikan laporan persediaan per bulan karena mutasi transaksi keluar masuk barang yang tinggi setiap bulannya.
- Memiliki kertas kerja excel yang sulit dibaca oleh atasan.
- Atasannya selalu meminta beragam periode waktu laporan termasuk didalamnnya jangka waktu antara dua tanggal.
Setelah curhat beberapa saat dengan saya, akhirnya
saya berhasil membuat template yang dapat menghilangkan ke-tiga permasalahan
diatas, yaitu template laporan persediaan dengan fitur jangka waktu.
Nah pada kesempatan ini saya akan membimbing anda
untuk membuat template dimaksud diatas melalui beberapa tahapan sederhana,
berikut cuplikannya :
Setelah anda melihat cuplikan diatas Jika anda
tertarik dan penasaran bagaimana cara membuatnya, silahkan lanjut membaca untuk
mengetahui lebih lanjut.
Langkah 1 : Persiapan template
Silahkan
buka program excel anda dan buat 3 sheet baru, kemudian rename dengan 3 nama
berikut ini :
Sheet
1 = DataProduk
Sheet
2 = DaftarMutasi
Sheet
3 = Laporan
Jika
berhasil, seperti ini cuplikannya
Langkah 2 : Persiapan Data Produk
Silahkan
buka sheet pertama dan buat 3 kolom dengan judul sbb :
Kolom
1 = Kode Barang
Kolom
2 = Nama Barang
Kolom
3 = Saldo Awal
Jika
berhasil seperti ini cuplikannya.
Untuk mempersingkat waktu dan penyederhanaan
penyajian sengaja saya hanya menyediakan 9 jenis barang, namun pada
kenyataannya jenis barang disini bisa berjumlah sangat banyak, Apabila anda
mengetahui basic-nya maka jumlah yang terbatas ini bisa dirubah-rubah sesuai
kebutuhan.
Kemudian silahkan isi ke-tiga kolom dimaksud diatas
dengan data anda, dalam contoh kali ini nama propinsi saya jadikan nama barang
dengan saldo awal masing-masing 10 unit.
Langkah 3 : Persiapan Daftar Mutasi
Silahkan
buka sheet ke-dua dan sorot cell A1 kemudian ketik “Dari”
Kemudian
sorot cell A2 dan ketik “ sampai”
Sorot
cell B1 dan beri rumus =Laporan!I2
Sorot
cell B2 dan beri rumus =Laporan!I3
buat
8 kolom dengan judul sbb :
No.
|
Tanggal
|
Kode
|
Nama
|
Masuk
|
Keluar
|
TF
|
SA
|
Jika
berhasil seperti ini cuplikannya.
Kemudian
untuk mengisinya isiannya, berikut penjelasannya
Kolom
No : isi dengan nomor
urut
Kolom
Tanggal : isi dengan tanggal
transaksi keluar/masuk barang
Kolom
Kode : isi dengan kode barang
yang telah kita buat sebelumnya di sheet “Data Produk” sesuai transaksi
kejadian sehari-hari.
Nama : pada cell D5 isi dengan
rumus =VLOOKUP(C5,DataProduk!$A$2:$B$10,2,0) kemudian copy rumus tersebut
kebawah s/d baris ke 38, tujuannya agar nama barang muncul secara otomatis.
Masuk : Isi dengan nominal
barang masuk
Keluar
: Isi dengan
nominal barang keluar
TF : Kolom ini
berfungsi mengeluarkan hasil TRUE atau FALSE jika periode laporan sesuai dengan
tanggal transaksi, adapun caranya adalah dengan menyorot cell G5 kemudian isin
dengan rumus =AND($B$1<=B5,$B$2>=B5)
kemudian copy rumus tersebut kebawah s/d baris ke 38
SA: Kolom ini
berfungsi sebagai alat bantu kita untuk menghitung saldo awal per kode barang
pada sheet laporan agar setiap kali user merubah jangka waktu maka kolom saldo
awal dapat terupdate secara otomatis, adapun caranya adalah dengan sorot cell
H5 kemudian isi dengan rumus =IF(B5>$B$1,0,IF(E5<>"",E5,-F5))
kemudian copy rumus tersebut kebawah s/d baris ke 38
Jika
anda berhasil mengikuti langkah diatas maka hasilnya seperti dibawah ini :
Langkah 4 : Persiapan Laporan
Silahkan
buka sheet ke-Tiga dan sorot cell B1 kemudian ketik “PT ABC”
Sorot
cell B2 kemudian ketik “Laporan Persediaan”
Sorot
cell B3 kemudian masukkan rumus
="Untuk
Periode "&TEXT(I2,"dd-mmm-yyyy")&" sampai dengan
"&TEXT(I3,"dd-mmm-yyyy")
Kemudian
mulai cell C6 s/d G6 isi dengan judul kolom seperti ini
Kode Barang
|
Nama Barang
|
Saldo Awal
|
Masuk
|
Keluar
|
Saldo Akhir
|
Berikut
penjelasan masing-masing atas isi kolom-kolom tersebut diatas:
Kode
barang : Isi dengan kode
barang seperti yang telah di buat pada sheet DataProduk
Nama
Barang : Isi
dengan nama barang seperti yang telah di buat pada sheet DataProduk
Saldo
Awal : Isi rumus pada cell D7
=SUMIF(DaftarMutasi!$C:$C,Laporan!B7,DaftarMutasi!$H:$H)+VLOOKUP(B7,DataProduk!$A$2:$C$10,3,0)
kemudian copy kebawah sampai cell D15
Rumus diatas dimaksudkan agar
setiap kali ada perubahan pada tanggal periode awal, maka otomatis angka saldo
awal akan menyesuaikan secara otomatis.
Masuk
: Isi
rumus pada cell E7
=SUMIFS(DaftarMutasi!E:E,DaftarMutasi!$C:$C,Laporan!B7,DaftarMutasi!$G:$G,"TRUE")
kemudian copy kebawah sampai cell E15
Keluar
: Isi rumus pada cell F7
=SUMIFS(DaftarMutasi!F:F,DaftarMutasi!$C:$C,Laporan!B7,DaftarMutasi!$G:$G,"TRUE")
kemudian copy kebawah sampai cell F15
Saldo
Akhir : Isi rumus pada cell
G7
=D7+E7-F7 kemudian copy kebawah sampai cell G15
Langkah
terakhir adalah
Sorot
H2 kemudian ketik “Tanggal Awal”
Sorot
H3 kemudian ketik “Tanggal Akhir”
Sorot
I2 kemudian isi dengan tanggal awal, khusus contoh saya berikan tanggal 2-Jul-15
Sorot
I3 kemudian isi dengan tanggal akhir, khusus contoh saya berikan tanggal 12-Oct-15
Bila
berhasil seperti ini hasilnya
Langkah 5 : Uji Coba
Selanjutnya
yang perlu dilakukan adalah ujicoba khusus di sheet Laporan, bila anda
melakukan langkah-langkah yang telah saya jelaskan diatas maka berikut beberapa
check list :
- Periode laporan yaitu Cell B3 akan berubah secara otomatis sesuai tanggal awal dan akhir pada cell I2 dan I3.
- Kolom Saldo Awal akan berubah secara otomatis sesuai tanggal awal dan akhir pada cell I2 dan I3
Bila ke-dua
checklist diatas telah terpenuhi maka saya ucapkan selamat dan seperti biasa
untuk download template yang sudah jadi anda dapat download disini.
Salam
Eka
Anugeraha
1 komentar:
mantap bang...sangat membantu sekali dikantor
Posting Komentar