Cara membuat pivot table

Selamat siang pembaca yang budiman….

Kali ini saya ingin menjelaskan salah satu fitur yang cukup powerfull di program excel yaitu penggunaan pivot table. Mungkin diantara pembaca sekalian istilah pivot table sudah tidak asing ditelinga anda, namun masih cukup banyak saya temukan beberapa orang yang belum mengerti sepenuhnya perihal penggunaan pivot table ini

Sebagai pembuka dan untuk mempermudah pemahaman anda silahkan perhatikan tabel order penjualan dibawah ini :

Dari contoh tabel (mulai dari baris 1 s/d baris ke 700an) diatas banyak sekali pertanyaan-pertanyaan yang bisa diajukan kepada pembuat tabel tersebut, contoh :

1. Saya ingin mengetahui rincian jumlah barang yang dijual ( dalam unit ) oleh karyawan saya setiap bulannnya ?
2. Saya ingin mengetahui rincian nama barang dan banyaknya untuk setiap penjualan yang dilakukan setiap bulannya ?
3. Saya ingin mengetahui berapa jumlah barang yang terjual untuk setiap daerah (Region) ?
4. Saya ingin mengetahui berapa total penjualan per daerah per karyawan ?
5. Bila Saya ingin memberikan bonus tahunan kepada karyawan saya yang berhasil menjual sebanyak Rp 50 juta ke atas, siapa saja karyawan tersebut ?

Seandainya anda menjadi seorang staf dan diberikan 5 pertanyaan diatas, maka ada beberapa kemungkinan yang terjadi :

1. Anda Tidak berpengalaman menggunakan excel sehingga ke-lima pertanyaan harus anda cetak lalu melakukan perhitungan manual menggunakan kalkulator dan selesai dalam tempo 1 s/d 2 hari.
2. Anda Cukup berpengalaman menggunakan excel, sehingga ke-lima pertanyaan tersebut dapat anda jawab dalam bentuk lembaran laporan dan selesai dalam tempo 1 s/d 2 jam.
3. Anda berpengalaman menggunakan pivot point, sehingga ke-lima pertanyaan tersebut dapat anda jawab dalam bentuk lembaran laporan dan selesai dalam tempo 5 s/d 10 menit.

Nah didalam artikel ini saya akan membimbing pembaca agar anda dapat menjadi yang seperti nomor 3 diatas, yaitu sebagai orang yang ahli dan memahami penggunaan pivot point agar ke lima pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan mudah dan cepat.

Langkah Pertama

Silahkan download softcopy table diatas disini

Langkah ke dua

Dari 5 pertanyaan diatas, fokuskan pikiran anda ke pertanyaan nomor satu terlebih dahulu, kemudian bayangkan bentuk table untuk menjawab pertanyaan tersebut.

Saya ingin mengetahui rincian jumlah barang yang dijual ( dalam unit ) oleh karyawan saya setiap bulannnya ?

Agar anda tidak bingung dengan maksud saya yang menyuruh anda untuk membayangkan jawabannya, berikut saya ilustrasikan gambaran yang ada dikepala saya saat melihat pertanyaan tersebut diatas.

Hasil bayangan yang ada dikepala saya saat membaca pertanyaan nomor 1, saya membayangkan 4 bagian utama yaitu :

1)    Judul Laporan

2)    Nama Karyawan

3)    Nama Bulan

4)    Rincian barang terjual (dalam unit)

Langkah ke Tiga

Dari ke- 4 bagian utama hasil bayangan di kepala anda, carilah pasangannya sesuai nama-nama kolom yang ada pada data table order penjualan, perhatikan ilustrasinya dibawah ini.

Hasilnya adalah sebagai Berikut :

·         Nama Bulan = Month

·         Nama Karyawan = Employee

·         Rincian barang terjual (dalam unit) = units

Langkah ke Empat

Setelah anda mengetahui pasangannya dan nama kolomnya, maka langkah selanjutnya adalah mengetahui posisi atas nama-nama kolom tersebut diatas.

Posisi yang saya maksud diatas ada 4 bagian 

• Posisi Baris /row
• Posisi Kolom / Coloumn
• Posisi Nilai/ Value
• Posisi Filter

Berdasarkan bayangan kita tadi diatas maka dapat kita simpulkan :

Sampai dititik ini anda tidak bingung kan? Bila masih bingung silahkan baca kembali dan perhatikan ilustrasi yang diberikan sebelum kita memasuki langkah ke lima.

Langkah ke Lima

Setelah anda mengetahui posisi dan nama kolom maka kita langsung praktek di excel, silahkan buka tabel order penjualan, lalu blok semua data dan kolom

Lalu akses menu INSERT lalu Pilih PIVOT TABLE

Selanjutnya akan muncul windows baru yang berjudul Create Pivot Table, bila anda melakukannya dengan benar maka isian Table/range akan terisi secara otomatis, lanjutkan dengan meng-klick OK

Selanjutnya akan muncul windows / field baru di sisi kanan program excel yang berjudul Pivot table fields.

Berdasarkan ilustrasi diatas, pivot table fields memiliki 2 bagian utama, bagian pertama adalah nama kolom/ judul kolom, dan bagian kedua adalah nama posisi yang terdiri dari 4 area utama : Filter, Coloumns, Rows dan value.

Sekarang lakukan klick dan drag untuk nama kolom, employee dan month ke posisinya masing-masing

·         Judul kolom Month klick & drag ke posisi coloumn

·         Judul kolom Employee klick & drag ke posisi Rows, dan terakhir

·         Judul kolom Units klick & drag ke posisi values

Setelah selesai perhatikan hasilnya

Laporan sudah jadi dan pertanyaan nomor satu terjawab sudah, “Saya ingin mengetahui rincian jumlah barang yang dijual ( dalam unit ) oleh karyawan saya setiap bulannnya ? “

Langkah selanjutnya adalah membuat judul laporan, cetak dan laporkan…selesai.

Bila kita coba mundur ke belakang, mulai dari tahapan membayangkan, meng akses menu pivot point, melakukan klick and drag, membuat judul, maka waktu yang diperlukan tidak sampai 30 menit, malahan saya yakin ada beberapa rekan sekalian yang bisa menyelesaikannya jauh lebih cepat.

Nah untuk pertanyaan selanjutnya (pertanyaan ke 2 sampai dengan ke 5) silahkan anda jadikan latihan, bila masih ditemukan kesulitan anda bisa meninggalkan comment.

Selamat Mencoba...