Fixed Asset Register Otomatis

Assalammualaikum wrwb…

Pembaca yang budiman pada kesempatan kali ini saya akan membahas mengenai pembuatan register aktiva tetap atau dalam bahasa inggrisnya yaitu fixed asset register. Cerita ini berawal dari inisiatif saya untuk merubah daftar aktiva tetap yang dibuat oleh perusahaan tempat saya bekerja...

Pada suatu hari ketika saya berkesempatan untuk memeriksa kertas kerja daftar aktiva tetap yang dibuat oleh salah satu staff saya. saya pribadi sebagai pengguna laporan tersebut merasa kesulitan untuk membacanya serta memahaminya, kertas kerja yang saya periksa waktu itu penuh dengan perhitungan-perhitungan yang njelimet alias sulit dipahami, ditambah lagi disajikan terpisah pisah setiap bulannya, jadi apabila saya ingin mengetahui berapa biaya depresiasi bulan sebelumnya maka saya harus membuka file lain, sungguh hal ini sangat menyita waktu.

Atas dasar cerita diatas muncullah ide dikepala bagaimana caranya membuat template daftar aktiva tetap yang simple, cukup satu sheet saja dan memiliki informasi yang saya butuhkan. Hasilnya cukup mengejutkan diri saya sendiri dimana register yang saya buat hanya menampilkan 10 kolom saja dan angka yang disajikan dapat berubah secara otomatis sesuai tanggal saya mereview. Berikut tampilannya :

Berdasarkan gambar diatas memang terlihat hanya 10 kolom saja yang tersaji, tapi dalam pembuatannya ada beberapa kolom yang sengaja disembunyikan guna mendukung perhitungan otomatis yang dimiliki template ini. Apabila sekarang anda sudah tertarik dan penasaran mari kita bahas satu-persatu cara membuatnya.

Langkah Pertama

Siapkan workbook baru, dan ganti nama sheetnya menjadi

1. Setting awal
2. Transaksi, dan
3. Lookup

Seperti ini cuplikan gambarnya

Lalu pada sheet setting awal buatlah table sederhana untuk menampung nama-nama golongan aktiva tetap dan kategorinya, seperti yang mungkin sudah anda ketahui bahwa lazimnya dalam pelaporan aktiva tetap disajikan dengan pengelompokan, dimana masing-masing kelompok mempunyai umur dan nilai residu yang berbeda-beda,….oh iya sebelum kita lanjut penting untuk diketahui bahwa, daftar aktiva yang kita buat saat ini hanya mendukung metode garis lurus/straight line method. (Untuk metode lain bisa saja diakomodir hanya perlu sedikit modifikasi)

Oke kita lanjut lagi, silahkan perhatikan gambar dibawah ini yang menunjukkan table yang saya buat guna menampung golongan dan kelompok aktiva.

Sesuai gambar diatas saya membuat 2 kategori, kategori level 1 yang memuat nama golongan, umur (tahun), dan Nilai Residu. Kemudian level 2 yang memuat kategori pengelompokan tambahan. Jangan lupa untuk memberikan warna kuning agar terlihat kontras sekaligus sebagai tanda bahwa cell berwarna kuning dapat dirubah-rubah sementara yang lain tidak.

Langkah ke dua

Sekarang kita beralih ke sheet “lookup” sorot CELL A1 dan isikan dengan tanggal 31 januari 2014, dan cell A2 isi dengan rumus =EOMONTH(A1,1) rumus ini bermaksud agar kita mendapatkan tanggal terakhir disetiap bulannya dalam jarak 1 bulan dibandingkan bulan yang disorot (dalam hal ini adalah A1). Kemudian copy cell A2 ke bawah sampai ke cell A24

Langkah ke Tiga

Sekarang kita beralih ke sheet “Transaksi” pengerjaan disheet ini cukup panjang dan banyak kita akan membahasnya pelan-pelan agar mudah dipahami.

Pada sheet “Transaksi” Sorot cell B1 lalu ketik sembarang tanggal misalnya 1 maret 2014 lalu beri warna cell kuning sebagai tanda cell ini bisa dirubah-rubah sesuai kebutuhan, lalu sorot cell C1 kemudian ketik “<< - --Review date” sebagai penegasan bahwa cell B1 yang berwarna kuning dapat dirubah oleh pengguna laporan sesuai kebutuhan.

Kemudian pada cell B3 s/d H3 beri nama kolom secara berurutan

B3= Tgl beli

C3=Tgl Jual

D3=No ID Asset

E3=Nama Asset

F3=Level 1

G3=Level 2

H3=Harga perolehan

Seperti ini cuplikan gambarnya

Langkah ke Empat

Masih di sheet “Transaksi” pada kolom B s/d H isilah dengan daftar asset yang ada diperusahaan anda, sebagai contoh saya isi beberapa informasi seperti gambar dibawah ini :

Kolom Tgl Beli diisi dengan tanggal anda membeli suatu asset

Kolom Tgl Jual diisi dengan Kapan asset tersebut dijual, sehingga tidak lagi diperhitungkan depresiasinya apabila telah dijual

Kolom No ID Asset diisi dengan nomor asset

Kolom Harga pembelian diisi dengan nominal harga pembelian asset

Selanjutnya untuk kolom level 1 dan level 2 pada kolom F dan G kita isi sesuai data yang telah kita buat sebelumnya di sheet “Setting awal” namun karena saya berharap penamaan pada level 1 dan level 2 tetap konsisten, maka kita akan menggunakan fitur excel yang bernama data validation agar nantinya yang mengisi informasi ini tidak lagi mengetik, melainkan memilih sesuai pilihan yang telah kita tentukan di sheet ”Setting awal”.

Untuk membuat data validation pada kolom level 1 dan level 2 atau pada kolom F dan G langkah pertama adalah men-sorot cell F4 s/d F15 ( kenapa hanya sampai F15? Karena sebagai contoh saja, jika data anda lebih panjang lagi anda dapat menyesuaikannya) kemudian lanjutkan dengan mengakses menu DATA dan pilih menu Data Validation (jika anda tidak tahu letaknya perhatikan gambar)

Akan muncul jendela baru yang bernama Data Validation, isilah beberapa parameter sesuai dibawah ini :

Allow: List

Source : ='Setting awal'!$C$10:$C$14

Beri tanda centang untuk field “ ignore blank “ dan “ in-cell dropdown “  

Jika sudah berhasil akan seperti ini tampilannya, selanjutnya lakukan hal yang sama untuk mengisi kolom level 2 yang memiliki langkah yang sama tetapi memiliki perbedaan pada field source nya jika untuk mengisi level 1 kita mengisi field source

Source : ='Setting awal'!$C$10:$C$14

Sedangkan untuk kolom level 2 kita akan mengisinya dengan

Source : ='Setting awal'!$C$16:$C$23

Langkah ke Lima

Pada langkah ke-lima ini kita akan membuat 12 kolom tambahan, yang masing-masing kita beri judul sebagai berikut :

Kolom	Nama Kolom
I	umur dijual
J	Jangan dihitung?
K	Umur saat ini(Bulan
L	Jangan dihitung?
M	Harga Perolehan
N	Umur (Tahun)
O	Umur (Bulan)
P	Nilai Residu
Q	dep/bulan
R	Depresiasi bulan ini
S	Depresiasi s/d sekarang
T	Nilai Buku

Dan jika sudah anda buat berilah warna kuning pada cell R3, S3 dan T3 seperti gambar dibawah ini

Langkah ke Enam

Sekarang isilah rumus berikut ini sesuai cell yang saya tulis dibawah ini beserta penjelasan maksud dari rumus tersebut:

Cell I4 isi dengan rumus =DATEDIF(C4,$B$1,"m")

Maksud rumus diatas adalah untuk mengetahui apakah tanggal pada kolom “Tgl dijual” ada isinya? Jika kosong maka akan diperhitungkan umur nya berbanding dengan tanggal review date di cell B1

Cell J4 isi dengan rumus =IF(ISERROR(I4),TRUE,IF(C4<>"",FALSE,TRUE))

Maksud rumus diatas adalah untuk mengetahui apakah hasil perhitungan di cell I4 menghasilkan angka atau justru error (Cell I4 akan menghasilkan error #NUM! apabila tgl dijual berada diatas tanggal review date (B1) sehingga nantinya harus tetap diperhitungkan depresiasinya, namun jika tgl review date berada dibawah tgl dijual maka cell I4 akan memunculkan angka selisih antara tgl jual dan tgl review dalam satuan bulan

Cell K4 isi dengan rumus =DATEDIF(B4,$B$1,"m")

Maksud rumus diatas adalah untuk mengetahui berapa selisih antara tanggal beli (B4) dengan tanggal review (B1)

Cell L5 isi dengan rumus =ISERROR(K4)

Maksud rumus diatas adalah untuk mengetahui apakah cell K4 menunjukkan suatu angka atau tanda error #NUM! nantinya hasil dari rumus ini adalah FALSE atau TRUE, bila nilainya FALSE maka akan dihitung, jika nilainya TRUE maka tidak akan dihitung

Cell M4 isi dengan rumus =IF(AND(L4=FALSE,J4=TRUE),H4,0)

Maksud rumus diatas adalah untuk memunculkan angka nilai perolehan yang diambil dari kolom “Harga Perolehan” apabila L4 bernilai FALSE dan J4 bernilai TRUE

Cell N4 isi dengan rumus =VLOOKUP(F4,'Setting awal'!$C$10:$E$14,2,FALSE)

Maksud rumus diatas adalah untuk memunculkan umur asset dalam satuan tahun dengan mengambil data dari kolom level 1 yang dicocokkan dengan informasi yang telah diisi sebelumnya di sheet “Setting awal”

Cell O4 isi dengan rumus =N4*12

Maksud rumus diatas adalah untuk mengetahui umur asset dalam satuan bulan.

Cell P4 isi dengan rumus =VLOOKUP(F4,'Setting awal'!$C$10:$E$14,3,FALSE)

Maksud rumus diatas adalah untuk memunculkan nilai residu dalam satuan persentase yang datanya diambil dari kolom level 1 yang dicocokkan dengan informasi yang telah diisi sebelumnya di sheet “Setting awal”

Cell Q4 isi dengan rumus =SLN(M4,(M4*P4),N4)/12

Maksud rumus diatas untuk mengetahui nilai depresiasi asset setiap bulannya

Cell R4 isi dengan rumus =IFERROR(IF(AND(K4>=1,L4=FALSE),Q4,0),0)

Maksud rumus diatas adalah untuk menampilkan nilai depresiasi untuk bulan sesuai tanggal review date (B1)

Cell S4 isi dengan rumus =IFERROR(IF((IF(AND(K4>=0,L4=FALSE,O4>=K4),(Q4*K4)-R4,(Q4*K4)-R4))<0,0,(IF(AND(K4>=0,L4=FALSE,O4>=K4),(Q4*K4)-R4,(Q4*K4)-R4))),0)

Rumus di cell S4 ini memang agak panjang karena dimaksudkan untuk menghitung nilai depresiasi asset mulai dari awal pembelian sampai dengan tanggal review date, agar nilai yang dihasilkan dapat informative bagi kita, begitu juga apabila kolom tanggal dijual diisi, jika tanggal review date diatas tanggal kolom dijual maka perhitungan depresiasi tidak akan dihitung, dan jika sebaliknya dimana tanggal review date dibawah tanggal dijual maka asumsinya asset tersebut belum dijual dan akan dihitung depresiasinya.

Cell T4 isi dengan rumus =M4-S4

Maksud rumus diatas cukup jelas dimana rumus tersebut bertujuan untuk mencari nilai buku, khusus untuk asset tanah, karena pada setting awal nilai residunya bernilai 100% maka dianggap tidak ada penyusutan sama sekali.

Pada kolom P yaitu kolom nilai residu yang semula nilainya dalam satuan % dimana nilai yang didapatkan dari nilai residu adalah nilai perolehan dikali dengan persentase, bisa saja dirubah langsung menjadi nominal angka tanpa persentase (Memerlukan perubahan rumus), namun demi penyederhanaan contoh, nilai residu saya ambil dalam bentuk persentase.

Langkah ke Tujuh

Selamat jika anda telah sampai dilangkah ini, sebentar lagi anda akan menyelesaikan template praktis perhitungan asset ini, oke kita lanjutkan lagi.

Sekarang sorot cell I4 s/d T4 lalu klick kanan pilih COPY, kemudian sorot I5 s/d I 15 lalu PASTE atau tekan tombol Ctrl+V

Kemudian, untuk menambah informasi total depresiasi perbulan ini, nilai depresiasi s/d tgl revied date, dan total nilai buku, cukup sorot cell R16, S16 dan T16 dengan rumus SUM.

Langkah terakhir adalah dengan meng-hide kolom

Sampai dititik ini, maka selesailah template kita dan sudah bisa di ujicoba, namun sebelumnya saya minta maaf karena ternyata salah satu sheet yang kita buat diawal yaitu sheet lookup tidak terpakai, tadinya saya ingin menggunakannya pada kolom tanggal dijual, agar user yang memakai template tidak lagi mengetik tanggal dijual, melainkan memilih, karena lazimnya pengguna program excel suka kepleset saat menulis tanggal yang akhirnya excel tidak menganggapnya sebagai suatu tanggal melainkan text. Dan hal ini sengaja saya lewatkan dan agar saya bisa segera rilis artikel ini, yang sudah cukup lama saya susun di kala waktu senggang yang saya miliki.

Oke saatnya testing.

Asumsi dan bayangkan anda menjadi saya yang sedang mereview neraca tahun 2014, dan sedang mencari tahu apakah rincian asset tetap telah sama dengan angka yang ada dineraca setiap bulannya, mulai dari januari 2014 s/d des 2014. Agar saya tidak berlelah-lelah membuka kertas kerja rincian depresiasi yang njelimet dan panjang saya cukup mengetik tanggal januari 2014 dan akan saya dapatkan berapa total depresiasinya.

Dan hingga sekarang template ini masih saya pakai sehari-hari dan sangat membantu saya untuk melakukan pekerjaan saya sehari-hari, tentunya template yang saya pakai sudah jauh berbeda dengan yang ada pada contoh ini, karena lebih kompleks dan kebutuhan yang saya perlukan lebih banyak.

Namun anda bisa memanfaatkan template ini dan gunakan kreasi pikiran anda, yang penting anda memahami maksud dari template ini dan juga tau logika bekerjanya dan saya yakin anda dapat memetik sedikit atau banyak pelajaran dari artikel ini. Amin

Oke seperti biasa template yang sudah jadi dapat anda ambil disini

Semoga bermanfaat dan sampai jumpa diartikel selanjutnya.

Wassalam