Excel Potion: Laporan Penjualan dengan Pivot Table

Selamat malam pembaca yang budiman.

Apabila berbicara tentang lap penjualan saya jadi teringat dengan salah satu staff saya, pada waktu itu laporan penjualan yang diberikan kepada saya dalam bentuk excel dengan banyak kolom dan sangat sulit untuk dibaca dan dipahami. Lalu saya panggil staff saya tersebut, sebut saja budi namanya.

Budi : Bapak memanggil saya?

Saya : Iya kemari duduk disini….

Saya : Saya telah menerima laporan dari kamu, dan hasilnya sangat sulit untuk dibaca, tidak readable ( kadang kala saya sering menggunakan bahasa asing)

Budi : yah, kalau bentuk laporan ini saya hanya melanjutkan dari orang sebelum saya pak….

Saya : Oke ga masalah, tapi kamu mau saya beritahu cara yang lebih efektif agar siapapun yang membaca laporan kamu kagum dan langsung straight to the point.

Budi : wah…kalau bapak punya ilmu mmg harus dibagi-bagi dong pak

Saya : oke,…ok habis makan siang kita ngobrol lagi yah,…

Budi : baik pak,…kalau begitu saya permisi dulu.

Saya : ok silahkan

Singkat cerita saya menghabiskan kira-kira 1 jam untuk berfikir bagaimana merancang pelaporan penjualan yang mengakomodir cukup banyak parameter, seperti nama customer, invoice, tanggal invoice, status pembayaran dst. Setelah berfikir dengan rancangan yang cukup matang timbulah ide untuk menggunakan pivot table.

Pivot table adalah salah satu fitur yang cukup powerful pada program spreadsheet excel, namun agar lebih interactive saya menambahkan pivot slicer agar output data yang dihasilkan bisa sesuai keinginan pembaca laporan.

Didalam artikel kali ini saya mencoba untuk menerangkan kepada pembaca sekalian tentang cara membuat laporan penjualan yang saya maksud diatas.

Langkah pertama

Silahkan lihat cuplikan master data penjualan dibawah ini :

Untuk softcopynya silahkan Klick disini

Lalu lakukan block data mulai dari cell B3 s/d J20, kemudian pilih menu INSERT dan pilih menu PIVOT TABLE

Selanjutnya akan muncul jendela baru yang berjudul “Create PivotTable”

kemudian pilih OK

Langkah Kedua

Ada dua area utama di layar utama :

1. Tampilan hasil laporan

2. Tampilan setting parameter

Selanjutnya silahkan klick & drag beberapa judul kolom ke area yang saya tentukan dibawah ini:

1. Kolom Customer di area ROWS

2. Kolom No.INVOICE di area ROWS

3. Kolom Tgl INVOICE di area ROWS

4. Kolom Tgl Mulai Sewa di area ROWS

5. Kolom Tgl Akhir sewa di area ROWS

6. Kolom Nilai INV (IDR) di area VALUES

7. Kolom Nilai INV (USD) diarea VALUE

8. Kolom Status Pembayaran di area FILTERS

Hasilnya seperti dibawah ini :

Langkah ketiga

Rubahlah parameter Nilai INV (IDR) dan Nilai INV (USD) diarea VALUE semula COUNT menjadi SUM, caranya klick kanan Area kolom Count of Nilai INV (IDR) lalu pilih Summarize Value By >> lalu pilih Sum

Lakukan hal yang sama seperti diatas untuk kolom Count of Nilai INV (USD)

Jika anda melakukannya dengan benar maka hasil output-nya seperti dibawah ini

Langkah ke-empat

Letakkan cursor anda pada area hasil laporan, maka akan muncul menu PIVOTTABLE TOOLS disisi kanan atas, kemudian Pilih DESIGN pilih Report Layout lalu pilih Show in Tabular Form

Jika anda melakukannya dengan benar maka seperti ini tampilannya :

Langkah ke Lima

Langkah ini adalah langkah terakhir, kita akan merapikannya dengan menghilangkan subtotal untuk kolom tgl invoice, tgl mulai dan tgl akhir lalu kemudian dilanjutkan dengan merubah tampilan numbering pada kolom Sum of Nilai INV.

Perhatikan kolom Tgl Invoice, letakkan cursor anda di kolom tersebut, lalu klick kanan dan hilangkan tanda centang pada field Subtotal “No. INVOICE” lakukan hal yang sama untuk 2 kolom lainnya ( Kolom Tgl Mulai Sewa dan Kolom Akhir sewa)

Kemudia untuk kolom Sum of Nilai INV (IDR) dan Sum of Nilai INV (USD) silahkan klick Kanan lalu pilih Number Format lalu pilih currency atau accounting sesuai keinginan anda.