Kartu Stock Digital

Assalammualaikum Pembaca yang budiman

Pada suatu hari secara tidak sengaja saya melihat salah seorang pegawai bagian logistic membawa odner yang berukuran cukup tebal dan terlihat berat, suara gaduh pun terdengar dari gudang tersebut. Dengan muka serius secara cekatan dia melakukan pekerjaannya. Singkat cerita saya hampiri dia dan bertanya “kamu sedang apa?” lalu pemuda ini menjawab “biasa pak…tiap sore saya update kartu stock” dan pembicaraan pun terus berlanjut….

Saya                      : Kamu rajin yah…, nama kamu siapa ?

Pemuda               : saya bahrul pak

Saya                      : kamu biasa pulang jam berapa ?
Bahrul                  : magrib lewat dikit pak

Saya                      : lho…jam pulang kantor kan jam 5 Sore

Bahrul                  : Yah..sebelum pulang kantor saya harus upda kartu stock dulu pak…nih lihat sendiri (sambil menyodorkan tumpukan kartu stock yang terlihat tebal dan ribet)

Saya                      : kamu ngisi kartu setebal itu manual ? pake bullpen ?

Bahrul                  : yah iyahlah pak…masa pake kapur

Saya                      : he he he….pinter kamu,

Saya                      : Besok kamu ke ruangan saya yah…bis sholat dzuhur deh, kalau waktu mengizinkan “I have something for you”

UPDATE 29 AGUSTUS 2015

Terlampir link stock card digital untuk 1300 items
http://1drv.ms/1i9JXx7
_____________________________________________________

Cukup menarik bukan cerita diatas, cerita tersebut merupakan kisah seorang pemuda yang bernama bahrul. Dia tidak hanya rajin namun juga jujur. Saya kenal baik dan sudah cukup lama bersahabat dengan saya. Singkat cerita saya coba menunjukkan cara kerja yang lebih smart kepada sahabat saya ini agar hendaknya apabila memulai pekerjaan update kartu stock dilakukan jam 4 sore saja agar ada selisih waktu 1 jam yang cukup untuk mengerjakannya dan bisa pulang tango.

Selanjutnya saya pandu dia untuk menggunakan template kartu stock digital yang sengaja saya buat didepan dia agar dia tahu percis berapa banyak waktu yang bisa dihemat apabila kerja smart.

Nah pembaca yang budiman…kali ini kita akan membahas cara membuat kartu stock digital dengan bantuan program excel.

Langkah Pertama

Membuat kertas kerja sederhana, seperti gambar dibawah ini :

Langkah kedua

Membuat database barang inventory Agar menghemat waktu, saya hanya membuat contoh simple saja, seperti dibawah ini :

Langkah ketiga

Kita membuat satu sheet lagi yang kita beri nama STOCK CARD. Disheet inilah akan kita rancang bersama agar semua proses bisa berjalan secara otomatis, perhatikan gambar dibawah ini :

Selanjutnya saya akan menjelaskan kepada pembaca cara membuat combo box seperti gambar dibawah ini :

Yang harus pembaca lakukan adalah mengakses menu developer>insert control>combo box

Kemudian cursor anda akan berubah menjadi tanda plus ( + ) dan lakukan klick di lembar kerja, bila anda melakukan dengan benar maka akan seperti dibawah ini gambarnya :

Atur size combo box dengan melebarkan ukurannya dan letakkan tidak jauh dari baris kode barang Bila anda melakukannya dengan benar maka tampilannya akan tampak seperti dibawah ini :

Selanjutnya kita akan membahas bagaimana cara men-setting dan menggunakan combo box yang telah kita buat. Pertama lakukan klik kanan pada combo box yang telah kita buat lalu pilih menu format control

Maka jendela format control akan terbuka, seperti gambar dibawah ini :

Kemudian isilah seperti petunjuk dibawah ini :

Input range : Database!$C$2:$C$10

Cell link : $D$6

Drop down lines: 8

Lalu klik OK, sampai disini perlu saya jelaskan mengenai isian input range. Input range mengacu kepada sheet database yang telah kita buat sebelumnya. Sampai disini kita telah membuat 3 sheet (Kertas kerja, stock card & database) dan 1 buah combo box.

Apabila anda melakukannya dengan benar maka combo box anda sudah dapat diklik dan memunculkan dropdown menu untuk memilih kode barang.

Langkah ke empat

Kembali ke sheet kertas kerja, lalu isi setiap cell dengan transaksi barang masuk dan barang keluar yang terjadi. Contohnya silahkan perhatikan gambar dibawah ini :

Kolom tanggal : diisi dengan tanggal

Kolom Kode barang : diisi dengan kode barang yang telah kita buat sebelumnya di sheet database.

Kolom penjelasan : diisi dengan rumus =LOOKUP(B5;Database!$C$2:$C$10;Database!$B$2:$B$10)

Kolom IN dan OUT : diisi dengan kuantitas barang masuk dan barang keluar.

Apabila pembaca telah melakukannya dengan benar kolom penjelasan akan terisi secara otomatis sesuai dengan kode barang yang anda masukkan ke dalam kolom kode barang.

Langkah ke lima

Dilangkah ke lima ini ada 2 (dua) ralat yang perlu dilakukan ( mohon maaf yah…)

Ralat pertama

Silahkan buka sheet STOCK CARD dan beri 1 (satu) kolom baru yang akan kita beri nama kolom kode barang.

Ralat kedua

Rubah kata “Origin/Destination” dikolom C menjadi “Penjelasan” , perhatikan gambar dibawah ini :

Selanjutnya dikolom F baris 6 ketikkan rumus berikut ini =VLOOKUP(E6;Database!$A$2:$C$10;3;FALSE)

Lalu untuk mengisi kolom lainnya (Mulai A8 s/d F8) ikuti petunjuk dibawah ini :

Kolom tanggal                  : =IF(B8<>"";'KERTAS KERJA'!A5;"")

Kolom Kode barang       : =IF('KERTAS KERJA'!B5=$F$6;'KERTAS KERJA'!B5;"")

Kolom Penjelasan           : =IF(B8<>"";'KERTAS KERJA'!C5;"")

Kolom Incoming             : =IF(B8<>"";'KERTAS KERJA'!D5;0)

Kolong Out going            : =IF(B8<>"";'KERTAS KERJA'!E5;0)

Kolom Saldo                      : =IF(ISNUMBER(F7);F7+D8-E8;D8-E8)

Setelah semua rumus formula dimasukkan, silahkan copy rumus tersebut kebawah sampai baris yang anda perlukan.

Untuk mempercantik tampilan stock card yang telah kita buat, saya akan menambahkan fungsi auto filter yang terintegrasi dengan combo box. Oke kita lanjutkan yah…

Langkah ke enam

Untuk dapat meng-integrasikan auto filter pertama-tama kita harus membuat filter data terlebih dahulu, caranya adalah lakukan block cell mulai dari A7 s/d F24 ( PS: pembaca bisa melakukan blok data dari A7 s/d F100 atau lebih bila memang data yang diperlukan cukup banyak, untuk keperluan contoh saya sengaja memperpendeknya)

Kemudian akses menu Sort & filter dan pilih Filter

Bila anda melakukannya dengan benar maka data anda telah siap untuk di integrasikan dengan combo box. Kemudian silahkan pilih menu developer lalu pilih Record macro

Kemudian akan muncul jendela baru seperti dibawah ini :

NOTE : Langkah dibawah ini adalah langkah-langkah untuk merekam macro auto filter, jadi sebaiknya anda perhatikan sungguh-sungguh dan ikuti setiap langkah secara teratur dan berurutan, jika tidak maka proses perekaman macro tidak akan berjalan mulus.

Sampai disini silahkan mengisi macro name menjadi “autofilter” kemudian klik ok

Dilanjutkan dengan melakukan klik pada icon segitiga kecil disamping kolom kode barang, maka akan muncul menu dropdown baru, lalu hilangkan tanda centang pada baris Blanks, dan klik icon “Stop Recording”.

Sampai disini saya harus mengucapkan selamat kepada anda, karena anda telah berhasil membuat makro sederhana yang telah kita beri nama autofilter sesuai dengan langkah-langkah diatas. Langkah terakhirnya adalah dengan melakukan klik kanan pada combo box yang sudah kita buat sebelumnya lalu pilih Assign Macro

Setelah jendela Assign Macro muncul pilih autofilter, lalu klik OK

Sampai disini langkah selanjutnya adalah melakukan testing filter yang telah kita buat, silahkan klik icon segitiga disebelah kanan combo box lalu pilih kode barang A001, perhatikan apakah data telah terfilter ? lalu lakukan pilihan kode barang sekali lagi untuk kode barang A002, apabila sudah ok semua maka pekerjaan kita telah selesai. Selamat…!

Kembali kepada kisah saya dengan salah satu pegawai staff logistic yaitu bahrul, setelah selesai saya membuat template ini, saya katakan kepada dia…”nah bahrul mulai sekarang kalau kamu bekerja cukup bekerja di sheet Kertas kerja saja. Setiap kali ada transaksi barang masuk maupun keluar…kamu catat tanggal dan kode barangnnya, lalu mengenai saldo barang tidak usah dipikirkan, karena jika kamu perlu mengetahui saldo suatu barang, kamu cukup mengakses sheet Stock card dan pilih kode barang yang ingin diketahui mutasinya”

Pembaca yang budiman saya rasa sampai disini dulu, apabila anda ingin men-download file yang telah saya buat silahkan akses disini Kartu stock digital

Assalammualaikum wrwb.