Automatic Journal Entry

Assalammualaikum Pembaca yang budiman.

Pada kesempatan kali ini saya ingin membagi pengalaman saya sebagai seorang akuntan yang mungkin akan bermanfaat untuk pembaca sekalian.
Pada saat saya bekerja disalah satu perusahaan penerbangan di Indonesia, pembukuan yang dilakukan masih bersifat manual menggunakan program excel. Hampir puluhan base/cabang setiap harinya melaporkan buku harian kas yang setiap barisnya harus diberikan special code yang biasa kita sebut sebagai kode akun.

Nah saya yang bekerja dipusat otomatis harus memeriksa satu persatu, baris demi baris apakah masing-masing transaksi telah diberikan kode dan apakah kodenya telah benar. Mungkin kalau volumenya hanya 100 baris tidak masalah, tetapi faktanya adalah setiap harinya kurang lebih 5000 baris. Tentunya hal ini sangat menyiksa mata dan jari jemari. Tetapi Alhamdulillah berkat beberapa trick excel yang saya pelajari, saya berhasil membuat program excel bekerja untuk saya. Yang saya lakukan cukup melakukan copy paste yang hanya memakan waktu kurang dari 5 detik dan hasilnya setiap baris transaksi langsung ketahuan apabila terjadi kesalahan ketik dll.

Okeh kita langsung saja mempraktekkannya. Untuk mempermudah penjelasan saya akan membuat contoh buku kas harian yang saya maksud diatas. Silahkan cek gambar dibawah ini.

Dari laporan buku harian kas pertanyaannya adalah, bagaimana cara mengisi kode yang benar dikolom D (debit) dan K (Kredit), seperti yang sudah saya singgung diatas, kalau volumenya hanya 10 atau 100 baris tentu tidak terlalu masalah, namun apabila volume data mencapai 10,000 an baris, saya harus berfikir keras bagaimana cara mengisi kolom tersebut secara otomatis dan cepat.

Langkah Pertama

Membuat data base kata-kata yang apabila kata-kata tersebut muncul dikolom Penjelasan maka otomatis akan mengacu kepada suatu kode akun yang telah saya tetapkan. Perhatikan gambar dibawah ini.

Dari gambar diatas menunjukkan bahwa saya telah membuat database sederhana yang terdiri dari 2 (dua) kolom, yaitu kolom NAMA dan kolom KODE, dari table diatas yang saya harapkan adalah apabila buku kas harian di kolom descripsi terdapat kandungan kata-kata yang terdapat didalam kolom NAMA maka akan memunculkan nomor kode akun sesuai dengan kolom KODE yang telah saya tentukan.

Langkah Kedua

Kembali ke database kata-kata sederhana lalu buatlah dynamic range dengan cara mengakses menu Formulas>Name Manager > New

Setelah jendela New Name terbuka isilah dengan isian berikut ini :

Name : Nama

Scope : Workbook

Comment : Kosongkan saja

Refers to: =OFFSET(DATABASE!$A$2;0;0;COUNTA(DATABASE!$A$2:$A$100);1)

Selamat sampai disini anda berhasil membuat satu name yang bernama “ Nama “ selanjutnya kita akan membuat satu lagi dynamic range untuk kode akunnya, caranya adalah silahkan akses kembali menu Formulas>Name Manager > New

Setelah jendela New Name terbuka isilah dengan isian berikut ini :

Name : Kodeakun

Scope : Workbook

Comment : Kosongkan saja

Refers to: =OFFSET(DATABASE!$B$2;0;0;COUNTA(DATABASE!$B$2:$B$100);1)

Langkah Ketiga

Kembali ke Buku kas harian dan perhatikan kolom Kode D & K, lalu isilah dengan rumus dibawah ini:

=LOOKUP(2^15;SEARCH(Nama;E9);Kodeakun)

Selanjutnya copykan rumus tersebut sampai dengan baris ke 8, hasilnya akan seperti dibawah ini :

Sampai disini maka selesailah tugas kita, bila anda melakukannya secara benar maka kolom kode di debit akan terisi secara otomatis sesuai dengan database sederhana yang telah saya buat didepan. Memang betul langkah awalnya adalah membuat database kata-kata tersebut, namun percayalah untuk membuat database dimaksud mungkin hanya memerlukan waktu 2 jam dan selanjutnya saya dapat bersantai melakukan pengisian kode-kode akun tersebut karena yang saya lakukan hanyalah copy paste saja. Sementara orang lain mengerjakannya dengan cara manual satu persatu, saya sudah selesai dan dapat mengisi waktu untuk kegiatan lain yang lebih bermanfaat.

Selanjutnya anda dapat men-download file yang telah saya buat ini untuk pembaca kaji lebih lanjut.

Automatic Journal Entry

Sekian artikel yang saya buat ini, semoga bermanfaat bagi anda. Tidak ada gading yang tak retak, mohon maaf apabila didalam penulisan artikel ini terdapat beberapa hal yang kurang sempurna.

Syukron